Hiện nay, máy photocopy đã trở thành một thiết bị không thể thiếu trong các doanh nghiệp, trường học hay dùng để kinh doanh. Tuy nhiên, giá cả để sở hữu và vận hành máy photocopy mới thường khá đắt đỏ. Vì vậy, thuê máy photocopy giá rẻ là một giải pháp tối ưu để tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả công việc. Vậy làm thế nào để hạn chế rủi ro nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ? Hãy cùng 51Green tìm hiểu những điều này trong bài viết sau đây.
Lý do nên thuê máy photocopy?
Có nhiều lý do mà một công ty hoặc tổ chức nên thuê máy photocopy bao gồm:
Tiết kiệm chi phí
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhu cầu in ấn thấp, việc thuê máy photocopy giá rẻ trở thành lựa chọn tối ưu giúp tiết kiệm chi phí. Bởi bạn sẽ không phải lo lắng về chi phí bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp thiết bị… Tất cả các vấn đề này sẽ do đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện.
Thời gian sử dụng linh động
Dịch vụ cho thuê máy photocopy hiện nay khá linh hoạt. bạn có thể thuê trong khoảng thời gian ngắn hoặc dài tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng. Trong trường hợp, bạn đang thực hiện các dự án ngắn hạn cần máy photo để là m việc. Thuê máy photocopy giá rẻ là lựa chọn phù hợp nhất. Ngoài ra, bạn cũng có thể nâng cấp, thay đổi loại máy theo nhu cầu sử dụng. Nhằm tiết kiệm chi phí và đảm bảo hoàn thành công việc trong thời gian nhanh nhất.
Được sử dụng model mới nhất
Nhằm mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy giá rẻ thường xuyên cập nhật liên tục những loại máy mới nhất, tốc độ in nhanh cùng nhiều tính năng vượt trội. Đặc biệt, khách hàng còn được tư vấn và giải đáp các thắc mắc về máy.
Tự do lựa chọn loại máy photocopy phù hợp
Khi thuê máy photocopy, bạn có thể lựa chọn loại máy photocopy phù hợp với nhu cầu sử dụng. Chẳng hạn như số lượng bản sao cần in, tốc độ in, chất lượng in, chức năng in màu hoặc đen trắng, và các tính năng khác.
Không cần lo lắng về việc bảo trì và sửa chữa
Khi bạn thuê máy photocopy, nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm bảo trì và sửa chữa máy cho bạn. Điều này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí sửa chữa.
Những điều cần phải đặc biệt lưu ý khi thuê máy photocopy giá rẻ
Sau đây là một số điều quan trọng cần lưu ý khi thuê máy photo giá rẻ:
Xác định nhu cầu sử dụng
Việc xác định nhu cầu sử dụng máy photocopy trước khi thuê là rất quan trọng. Trong đó, bạn cần nắm rõ sử dụng máy photocopy để làm gì, nhu cầu in ấn tài liệu nhiều hay ít, máy được dùng cho để kinh doanh hay phục vụ mục đích cá nhân…
Những điều này giúp đảm bảo máy photocopy được sử dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Nếu không, bạn có thể sẽ thuê một máy có công suất quá lớn hoặc quá nhỏ, không đáp ứng được nhu cầu in ấn hoặc phải trả thêm những khoản phí không cần thiết.
Nắm được những kiến thức cơ bản về máy photocopy
Điều này nhằm đảm bảo việc sử dụng máy photocopy hiệu quả, tránh rủi ro gây thiệt hại tài sản. Nếu không nắm được những kiến thức cơ bản về máy, bạn sẽ gặp phải các vấn đề như hỏng máy, mất giấy, tốn nhiều thời gian và tiền bạc để nâng cấp hoặc thay thế. Hơn nữa, điều này cũng giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và chọn lựa được loại máy phù hợp với nhu cầu cũng như ngân sách của bản thân.
Tốc độ của máy
Sau một thời gian sử dụng, máy photocopy thường gặp phải những trục trặc, trong đó có tốc độ in bản sao. Nếu máy in quá chậm sẽ tốn nhiều thời gian chờ đợi và làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Vì vậy, trước khi thuê máy photocopy giá rẻ ở bất kỳ đơn vị nào, bạn nên kiểm tra tốc độ in bằng cách sử dụng thử. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm một số chức năng khác của máy photocopy để hỗ trợ tốt hơn cho công việc.
Công suất hoạt động
Việc tìm hiểu công suất hoạt động của máy photocopy giúp đảm bảo máy có đủ khả năng xử lý số lượng bản sao cần thiết trong một thời gian nhất định. Nếu công suất máy quá thấp, không đáp ứng nhu cầu sử dụng, máy sẽ gặp các vấn đề trục trặc. Chằng hạn như quá trình in ấn bị gián đoạn hoặc xảy ra lỗi… Ngược lại, nếu công suất máy lớn hơn nhu cầu thực tế, bạn sẽ phải mất thêm một khoản chi phí không cần thiết.
Khổ giấy
Nếu bạn có nhu cầu in các khổ giấy lớn từ A3 trở lên, tốt nhất nên sử dụng các loại máy chuyên in khổ lớn hoặc máy photocopy đa chức năng. Còn nếu bạn muốn in trên khổ giấy A4 thì nên chọn máy photocopy A4 để tiết kiệm chi phí.
Tìm hiểu về các chức năng của máy (Scan, fax)
Các chức năng của máy photocopy như scan, fax, in hai mặt… rất cần thiết với các doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa công việc. Vì vậy, tìm hiểu chức năng của máy sẽ giúp đáp ứng nhu cầu in ấn của người dùng. Đồng thời rút ngắn thời gian làm việc, tiết kiệm ngân sách.
Khảo sát về dịch vụ cho thuê máy photocopy giá rẻ trên thị trường
Khi tiến hành khảo sát về dịch vụ cho thuê máy photo giá rẻ, bạn có thể tìm hiểu rõ hơn về giá cả, thời gian thuê, chất lượng máy và các dịch vụ bổ trợ khác như sửa chữa, bảo trì, chăm sóc khách hàng… Thêm vào đó, bạn có thể tham khảo ý kiến của các khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ để đánh giá chất lượng và độ tin cậy của nhà cung cấp. Từ đó lựa chọn đơn vị cho thuê máy photocopy tốt nhất.
Hỗ trợ kỹ thuật
Khi sử dụng máy photocopy, sẽ có những lúc máy gặp sự cố không mong muốn hoặc yêu cầu bảo trì. Vì vậy, việc tìm hiểu về dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật của đơn vị cung cấp là rất quan trọng. Nhằm giúp người dùng yên tâm về khả năng xử lý và sửa chữa nhanh chóng khi cần thiết. Việc này cũng giúp người dùng có thể chọn được đơn vị cung cấp có chất lượng dịch vụ tốt. Từ đó đảm bảo máy photocopy hoạt động ổn định trong quá trình sử dụng.
Những lưu ý về hợp đồng cho thuê máy photocopy
Khi ký hợp đồng thuê máy photocopy giá rẻ, bạn nên lưu ý những vấn đề sau để đảm bảo quyền lợi:
- Mô tả chi tiết về sản phẩm và dịch vụ được cung cấp: Bao gồm các thông số kỹ thuật của máy photocopy; tình trạng máy; thời hạn thuê và điều kiện gia hạn hợp đồng nếu cần; giá cả và phương thức thanh toán; dịch vụ bảo trì, sửa chữa và bảo hiểm; vận chuyển máy; cùng các dịch vụ khác.
- Quy định về việc sử dụng máy photocopy: Hợp đồng cần quy định rõ việc sử dụng máy photocopy và các hành vi bị cấm như sao chụp những tài liệu bí mật, quan trọng.
- Điều khoản vi phạm hợp đồng: Nêu rõ các trường hợp vi phạm hợp đồng và hình thức xử lý.
- Các quy định khác: Hợp đồng cần quy định rõ các điều khoản khác như địa điểm sử dụng máy, các yêu cầu về an toàn và bảo mật thông tin.
Những câu hỏi thường gặp khi thuê máy photocopy giá rẻ
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi thuê máy photo giá rẻ:
Các thủ tục cần có khi thuê máy photocopy
Bước đầu tiên là bạn cần làm là đến trực tiếp hoặc gửi yêu cầu cho bên cung cấp dịch vụ để được tư vấn và lựa chọn loại máy phù hợp. Sau khi hai bên đã thống nhất các điều khoản sẽ ký kết hợp đồng và bàn giao thiết bị. Cuối cùng là xác nhận đã bàn giao và thanh toán.
Thuê máy photocopy hàng tháng mất bao nhiêu tiền?
Chi phí thuê máy photocopy hàng tháng phụ thuộc vào từng loại máy, từng đơn vị cung cấp dịch vụ. Ví dụ, nếu bạn thuê những dòng máy photocopy Toshiba hay Ricoh đầy đủ option, mức giá sẽ khác nhau. Tuy nhiên, chi phí trung bình khi thuê máy photocopy giá rẻ giao động từ 500.000 – 2 triệu tùy vào yêu cầu và dòng máy mà bạn lựa chọn.
Bên thuê có mất thêm phí sửa chữa và bảo trì hàng tháng không?
Hiện nay, nhiều công ty cho thuê máy photocopy giá rẻ thường cung cấp chế độ hậu mãi rất tốt. Chẳng hạn như sửa chữa, bảo trì, thay mực… miễn phí hoặc được giảm giá… Tuy nhiên, một vài đơn vị lại không có chế độ này. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu kỹ để đảm bảo sử dụng dịch vụ in ấn tốt nhất.
Khi máy hỏng hóc hoặc gặp sự cố có được đổi máy khác không?
Trong trường hợp máy bị hỏng hóc hoặc gặp sự cố khi đang sử dụng, người thuê nên liên hệ với đơn vị cung cấp để thông báo về tình trạng này. Tùy vào thỏa thuận hợp đồng giữa hai bên, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ có những giải pháp khác nhau để xử lý tình huống này.
Trên đây là những lưu ý khi thuê máy photocopy giá rẻ mà bạn nên biết. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn “bỏ túi” thêm nhiều kinh nghiệm để lựa chọn loại máy phù hợp với nhu cầu công việc của mình.